‘Als die data niet klopt, valt het kaartenhuis in duigen’ - In gesprek met Sandra Klaver, toezichthouder bij DNB
Sandra Klaver houdt bij De Nederlandsche Bank (DNB) toezicht op beleggingsondernemingen en -instellingen. Sinds september 2022 werkt ze bij DNB, nadat ze eerder lange tijd toezichthouder was bij de Autoriteit Financiële Markten (AFM). Met deze achtergrond heeft ze het toezicht op de financiële sector nu vanuit meerdere invalshoeken meegemaakt. In dit interview vertelt Sandra over het belang van rapporteren aan de toezichthouder en waarom het belangrijk is om als vermogensbeheerder de datakwaliteit op orde te hebben.
Een vermogensbeheerder moet regelmatig rapporteren aan de toezichthouder. Maar waarom eigenlijk al die toezichtrapportages?
“Rapportages zijn essentieel voor ons om toezicht te kunnen houden op de dynamische en diverse vermogensbeheersector. We werken inmiddels grotendeels ‘datagedreven’, wat er onder meer toe heeft geleid dat we risico’s (vroegtijdig) kunnen signaleren en onze capaciteit zo efficiënt mogelijk in kunnen zetten daar waar het daadwerkelijk nodig is. Dat heeft vervolgens weer een gunstig effect op de toezichtkosten. Datagedreven toezicht houden we voor het grootste deel op basis van de rapportages die vermogensbeheerders zelf insturen. Voor ons zijn de rapportages dus in feite de ‘single source of truth’. Als die data niet klopt, valt het kaartenhuis in duigen.
Maar ook voor vermogensbeheerders zelf zijn de rapportages nuttig. Als de data die noodzakelijk is voor de rapportages op orde is heb je – los van minder problemen bij het rapporteren – doorlopend zicht op de prudentiële situatie van de onderneming. Op die manier signaleer je bijvoorbeeld (dreigende) kapitaal- en liquiditeitstekorten of een toekomstige stijging van de kapitaaleis en kun je er ook in moeilijkere tijden voor zorgen dat de onderneming alle financiële verplichtingen kan dragen. In de praktijk zien we dat dit écht problemen kan voorkomen.”
Verloopt het rapporteren in de sector altijd zoals het zou moeten?
“Helaas worden rapportages niet altijd op tijd ingediend. Het te laat indienen van een rapportage is een overtreding waar DNB ook op handhaaft en is eenvoudig te voorkomen. Daarnaast zien we inhoudelijk veel rapportagefouten, bijvoorbeeld bij de berekening van de kapitaaleisen. Dit kan leiden tot herrapportages; een rapportage moet dan opnieuw worden ingediend omdat er fouten in zijn gevonden. We zien vervolgens regelmatig dat die herrapportage niet meer bij ons wordt ingediend, iets wat uiteraard wel zou moeten gebeuren.”
Hoe komt het dat het rapporteren fout gaat?
“Veelal blijkt uit gesprekken met (zowel grote als kleinere) vermogensbeheerders dat problemen het gevolg zijn van het ontbreken van effectieve en duidelijke data governance: wat ons betreft absoluut een onderdeel van de ‘license tot operate’. Gemiste rapportagedeadlines of de rapporteur die op vakantie was, zijn redenen die we vaak horen voor foutieve of te laat ingediende rapportages. Ook het ontbreken van actuele prudentiële kennis zien we veel terug. Met de juiste beheersingsmaatregelen zou dit kunnen worden voorkomen."
De sector heeft afgelopen jaren veel nieuwe regels over zich heen gekregen, is het rapporteren daardoor niet te complex geworden?
“Ook wij merken dat het aantal regels aanzienlijk is en ik kan me goed voorstellen dat de templates complex en ‘droog’ kunnen zijn. Toch houdt de wetgever ook bij het rapportageproces rekening met proportionaliteit, bijvoorbeeld bij de frequentie van rapporteren en de omvang daarvan. En het doorgronden ervan is een basisonderdeel van de bedrijfsvoering, essentieel voor een correcte rapportage en dus voor het juiste inzicht van zowel toezichthouder als vermogensbeheerder.”
Wat kun je concreet doen als vermogensbeheerder om de kwaliteit van de rapportages te verbeteren?
“Vanuit onze toezichtpraktijk zien we twee belangrijke acties die daarbij kunnen helpen:
- Het opzetten van duidelijke data governance omtrent prudentiële rapportages: praktische procedures en maatregelen die aansluiten bij de dagelijkse praktijk die daadwerkelijk zijn geïmplementeerd binnen de organisatie en worden gemonitord.
- Het borgen van voldoende prudentiële kennis en kunde binnen de organisatie: wanneer de rapportage inhoudelijk eenmaal op orde is, kan die ook eenvoudiger worden geactualiseerd."
Hoe helpt DNB om dit probleem aan te pakken?
“Datakwaliteit is al jaren een speerpunt van ons. We hebben hier op verschillende manieren een bijdrage aan geleverd, bijvoorbeeld door ‘good practices’ en aandachtspunten te publiceren en seminars te organiseren. Toch zien we nog niet het gewenste effect, waardoor we hier komend jaar weer strenger op zullen toezien en waar nodig handhaving zullen overwegen.
Ook met DUFAS hebben we regelmatig contact over dit onderwerp, jullie hebben hierin als sectorvertegenwoordiging een hele belangrijke rol. We stellen het overigens zeer op prijs als ideeën of suggesties voor onze aanpak met ons worden gedeeld door vermogensbeheerders of via DUFAS."
Waar kun je hulp vragen?
“Specifiek voor vragen van vermogensbeheerders over prudentiële rapportages bestaat een e-mailadres: beleggingsonderneming.rap@dnb.nl. Natuurlijk kun je ook terecht bij je eigen toezichthouder. Op de website van de dienst Rapportages van DNB staan uitgebreide handboeken voor vermogensbeheerders die erg behulpzaam zijn bij het rapporteren en veel vragen zullen beantwoorden."